Automatiser les notes de service RH et les convocations de CA avec des skills Claude : le cas d'un directeur général
Directeur général d'une structure de l'économie sociale et solidaire, Lionel S. pilote aussi les RH. Il avait déjà programmé un envoi de mails mensuel dans Google Apps Script, mais disait ne pas savoir « déclencher des liens avec ma boîte mail ». En quatre séances de coaching, il a construit avec Claude un skill de notes de service, un skill de convocation de CA qui dépose un brouillon dans Gmail, et un assistant RH pour ses managers.
ClaudeSkills ClaudeGmailGoogle Apps Script
ChatGPTHTMLCoaching : Benoist De Montgrand
Avant / après
Ce qui coinçait, et ce qui tourne depuis. Les deux colonnes décrivent la même production, à quelques semaines d'écart.
- Un envoi mensuel de mails programmé « en bricolant » dans Google Apps Script, mais aucun lien avec sa boîte mail
- Des notes de service rédigées une à une, sans cartouche normalisé généré automatiquement
- Des managers qui posent toujours les mêmes questions (congés, règles internes)
- L'automatisation vue comme hors de portée : « ça, je ne sais pas faire du tout »
- Un skill de note de service, avec un cartouche fixe : émetteur, destinataires, numéro et millésime
- Un skill « Convocation CA » qui prépare le projet de convocation et le mail, puis dépose un brouillon Gmail avec la pièce jointe validée
- Un assistant RH en HTML, construit à partir d'une note de service de 4 pages et du code du travail, pour répondre aux managers
- Des notes de service résumées en infographie A4 couleur pour les salariés
Comment ça s'est passé
Lionel S. dirige une structure de l'économie sociale et solidaire et porte aussi la casquette RH. Il rédige des notes de service, prépare les convocations du conseil d'administration et répond aux questions récurrentes des managers. Il utilisait déjà Claude, avec des projets nourris de ses modèles de notes de service, et avait bricolé un script Google pour rappeler chaque mois aux managers de saisir leurs temps. Sa limite, dite dès l'appel de vente : l'automatisation et le lien avec sa messagerie, qu'il ne savait « pas faire du tout ».
Le coaching est parti de ses documents réels. Séance 1 : ses notes de service mises à disposition des salariés dans un fichier HTML partageable. Séance 2 : un skill de note de service avec un cartouche toujours identique (émetteur, destinataires, numéro et millésime), et l'idée d'une boîte d'envoi dédiée à l'automatisation de ses mails. Séance 3 : retour sur son script d'envoi mensuel et sur une note de service transformée en infographie. Séance 4 : un skill de convocation de CA qui prépare le projet de convocation et le mail, et dépose un brouillon dans Gmail avec la pièce jointe qu'il a validée.
En séance 4, Lionel S. a testé son skill en direct le matin même, sans difficulté, et dit avoir compris l'architecture générale. Il repart avec trois outils construits à partir de ses propres documents : un skill de notes de service, un skill de convocation de CA qui laisse la validation et l'envoi entre ses mains, et un assistant RH en HTML pour répondre aux questions de ses managers.
Étape par étape
Le coaching part de ce que la personne produit déjà. Voici les jalons réels du parcours, blocages compris.
- Séance 1 — 22 septembre
Ses notes de service en lien partageable
Lionel S. montre son compte Claude au formateur : il y a déposé ses notes de service et demandé un fichier HTML à partager aux salariés par un lien, pour qu'ils y posent leurs questions. Il présente le résultat à une gestionnaire de l'administration du personnel, qui n'en croit pas ses yeux.
« Loin de moi, de toute façon, je ne suis pas compétent aujourd'hui pour créer un chatbot. Mais il m'a sorti un truc qui est quand même pas mal. J'ai été un peu scotché. »
- Séance 2 — 29 septembre
Un skill de note de service avec cartouche
Entre les deux séances, il a demandé à Claude une proposition de skill pour le domaine RH, à partir de ce qu'il avait déjà mis dans ses projets. En séance, il précise son modèle de base : un cartouche en haut de chaque note, toujours le même. Il imagine aussi une boîte d'envoi dédiée à l'automatisation de ses mails.
« En fait, j'avais essayé de lui demander de création d'une note avec surtout un cartouche en haut, toujours le même, avec identification de l'émetteur, identification du destinataire, des destinataires de la note et le numéro de note avec le millésime. Ça, c'est mon truc de base. »
- Séance 3 — 6 octobre
Du script mensuel à l'infographie
Il raconte son premier automatisme : un script d'envoi de mails mensuel aux managers pour la saisie de la gestion des temps sur 40 sites, programmé dans Google Apps Script. Il évoque aussi une note de service qu'il a fait transformer en infographie.
« Donc du coup, en bricolant dans le Google script, j'ai bossé sur un script d'envoi de mail automatique à... une liste type tous les mois à date pour leur dire où. »
- Séance 4 — 13 octobre
Le skill « Convocation CA » et l'assistant RH
Lionel S. détaille le skill construit pour les convocations de conseil d'administration : projet de convocation, projet de mail, brouillon déposé dans Gmail avec la pièce jointe validée. Il vise un envoi entre J-15 et J-7 et prépare le document entre J-15 et J-8. Il décrit aussi son assistant RH pour les managers et les infographies tirées de ses notes de service.
« Écoutez, moi, pour tous les cas, je pense que j'ai compris l'architecture générale. J'allais dire là, ce matin, je n'ai pas eu de difficulté à le faire. »
Loin de moi, de toute façon, je ne suis pas compétent aujourd'hui pour créer un chatbot. Mais il m'a sorti un truc qui est quand même pas mal. J'ai été un peu scotché.
Ce qui a été construit
Pas des exercices : des outils qui tournent après la formation.
- Skill de note de service avec cartouche fixe (émetteur, destinataires, numéro et millésime)
- Skill « Convocation CA » : projet de convocation et de mail préparés, brouillon déposé dans Gmail avec la pièce jointe validée
- Assistant RH en HTML pour les questions des managers, nourri d'une note de service de 4 pages et du code du travail
- Notes de service résumées en infographie A4 couleur pour les salariés
- Test en direct d'une note envoyée avec le skill, le matin de la séance 4
Ce qui a été dit
« Parce qu'en fait, du coup, j'ai des salariés qui doivent saisir des trucs sur une GTA, c'est-à-dire une gestion des temps sur 40 sites. Et en fait, chaque fois, ils sont en retard, les managers. Donc du coup, en bricolant dans le Google script, j'ai bossé sur un script d'envoi de mail automatique à... une liste type tous les mois à date pour leur dire où. Merci de penser à ça. Donc j'ai tout programmé. »
« Par contre, commencer à faire de l'automatisation ou à déclencher des liens avec ma boîte mail, avec… voilà, non, ça, je ne sais pas faire du tout. »
« j'ai nourri Claude de mes notes de service en lui demandant de me faire un fichier HTML avec un lien pour que en fait quelque part, aujourd'hui et demain, je puisse envoyer ça à mes salariés comme lien et s'ils ont une question pour eux. »
« Je lui ai dit de créer un script dénommé Convocation CA avec une description. Je lui ai dit dans l'ordre de bien créer un script qui me propose le projet de convocation, de préparer le projet de mail, […] de mettre le brouillon dans un mail avec la pièce jointe validée par mes soins, d'insérer la liste de personnes à convoquer. »
« j'ai construit un truc qui s'appelle mon assistant RH à destination dans un premier temps des managers qui ont toujours des questions, vous savez comment je pose mes congés, comment... Donc ce que j'avais fait faire à Claude, c'est que je lui ai fait ingurgiter une note de service qui fait 4 pages, plus je lui ai demandé de prendre la base du code du travail, plus d'intégrer […] et de travailler avec la note de service. Et en fait, il m'a construit un HTML »
« Là, les derniers, vous voyez, les infographies que j'ai faits, en fait, je prends une note de service que Claude m'a fait, je la mets dans le chat GPT pour qu'il me fasse l'infographie pour me résumer la note sur un A4 en couleur pour mes salariés. »
Ce qu'on nous demande sur ce sujet
Les questions réellement posées autour de ce cas, répondues à partir de ce qui s'est passé pendant la formation.
Comment automatiser les notes de service RH avec Claude quand on est directeur général ?
Dans le cas de Lionel S., la base est un skill de note de service construit avec Claude à partir de ses modèles déjà déposés dans ses projets. Son exigence de départ est un cartouche toujours identique en haut de la note : émetteur, destinataires, numéro de note et millésime. Le skill reproduit ce cadre, et il garde la main sur le contenu.
Peut-on préparer les convocations d'un conseil d'administration avec l'IA sans automatiser l'envoi ?
Oui, et c'est le choix de Lionel S. Son skill « Convocation CA » propose le projet de convocation, prépare le projet de mail et dépose un brouillon dans Gmail avec la pièce jointe qu'il a validée lui-même. Le document est préparé entre J-15 et J-8, l'envoi se fait entre J-15 et J-7.
Comment répondre aux questions récurrentes des managers sur les règles RH avec l'IA ?
Lionel S. a fait « ingurgiter » à Claude une note de service de 4 pages, puis lui a demandé de s'appuyer sur la base du code du travail. Claude lui a construit un assistant RH en HTML, destiné d'abord aux managers qui demandent par exemple comment poser leurs congés.
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